Các lựa chọn thay thế Notion tốt nhất để nâng cao năng suất

Notion là một ứng dụng cung cấp cho bạn một không gian làm việc với mọi thứ bạn cần: bạn có thể lập kế hoạch, viết, cộng tác và tổ chức. Nói chung, Notion là ứng dụng hoàn hảo để quản lý mọi thứ trong một nền tảng duy nhất và rất phù hợp cho doanh nghiệp, cũng như các dự án cá nhân và tổ chức nội dung. Tuy nhiên, bất chấp sự phổ biến của nó, nó có thể không phù hợp nhất với tất cả mọi người.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét Notion chi tiết hơn. Và bạn sẽ khám phá các lựa chọn thay thế Notion tốt nhất và xem những gì phù hợp nhất với bạn. Sẵn sàng?

Các tính năng chính của Notions

Trước tiên, hãy nhớ lại một cách ngắn gọn Notion là gì và ai cần nó. Về cơ bản, Notion là một ứng dụng ghi chú hợp tác. Bạn có thể sử dụng nó để ghi chú kỹ thuật số thay vì các phương pháp bút và giấy truyền thống và phần mềm xử lý văn bản. Với Notion, bạn có thể làm việc cùng lúc với bất kỳ ai trên một tài liệu hoặc vào các thời điểm khác nhau.

Ghi chú chỉ là khởi đầu. Bạn có thể tận dụng Notion để viết nhật ký, quản lý dự án, v.v. Nó thậm chí có thể trở thành wiki công ty của bạn! Nhìn chung, nó có rất nhiều tính năng hữu ích cho hầu hết mọi thứ bạn cần trong một công cụ năng suất. Ví dụ:

• Ghi chú & Nhiệm vụ: Tạo tài liệu văn bản đa dạng thức với hình ảnh, bảng nhúng, đoạn mã, v.v. Sắp xếp công việc của bạn thành các khối lồng nhau mà bạn có thể sắp xếp lại hoặc chuyển đổi sang các dạng khác, chẳng hạn như danh sách kiểm tra hoặc bảng tính.
• Wiki & Cơ sở dữ liệu: Tạo cơ sở tri thức tùy chỉnh, liên kết các trang theo hệ thống phân cấp trực quan của các chủ đề và chủ đề phụ. Tận dụng tính năng cơ sở dữ liệu của Notion để tạo các bộ sưu tập thông tin liên quan như danh sách liên hệ, hàng tồn kho sản phẩm hoặc lịch trình dự án.
• Tích hợp: Để hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn, không gian làm việc Notion của bạn có thể được tích hợp với các công cụ hiện tại của bạn. Ví dụ: Google Drive, Trello, Figma, Slack, v.v.
• Mẫu: Tận hưởng hàng ngàn mẫu được thiết kế sẵn giúp bạn ghi chú tốt hơn và nhanh hơn.
• Sự hợp tác: Để nhanh chóng chia sẻ tài nguyên với các thành viên còn lại trong nhóm của bạn, mỗi tác vụ Notion có một hệ thống tải lên và chia sẻ tệp. Bạn cũng có thể cải thiện khả năng cộng tác bằng nhận xét và đề cập cũng như theo dõi nhiệm vụ của mình để bạn không bao giờ quên làm bất cứ điều gì.

Tại sao bạn cần một giải pháp thay thế Notion

Notion có nhiều điểm mạnh: linh hoạt, có thể tùy chỉnh và bạn có quyền kiểm soát thông tin mình chia sẻ. Nó không hoàn hảo, mặc dù. Vậy những hạn chế khiến người dùng tìm kiếm các lựa chọn thay thế cho Notion là gì?

Nếu đang sử dụng phiên bản dành cho máy tính để bàn, bạn không thể làm việc ngoại tuyến, đây là một hạn chế nếu bạn là người phải di chuyển nhiều.

Trên hết, một số người dùng đã phàn nàn về các trục trặc gây mất dữ liệu. Với một công cụ lưu trữ tất cả thông tin quan trọng của bạn, bạn thực sự không muốn gặp nguy cơ lỗi hệ thống. Ngoài ra, dữ liệu của Notion được lưu trữ ở Hoa Kỳ, điều này khiến nó kém hấp dẫn hơn đối với các công ty châu Âu, những người có xu hướng thích lưu trữ thông tin của họ tại địa phương hơn.

Điểm bán hàng của Notion là khả năng tùy biến của nó. Bạn có thể chỉnh sửa tài liệu của mình trên cơ sở từng dự án để tận dụng tốt nhất chúng. Tuy nhiên, sự cởi mở này cũng là một mối quan tâm. Hầu hết người dùng thiếu kinh nghiệm đều cảm thấy khó khăn về khả năng tùy chỉnh mở rộng này, khiến việc giới thiệu trở nên khó khăn.

Điều gì tốt hơn ứng dụng Notion?

Chúng tôi biết Notion là một không gian làm việc tất cả trong một phổ biến. Đồng thời, một số người dùng chỉ sử dụng một hoặc một số tính năng của ứng dụng. Vì vậy, thật khó để nói chắc chắn ứng dụng nào tốt hơn Notion, vì câu trả lời sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và sở thích cụ thể của bạn. Tuy nhiên, có một số ứng dụng như Notion đáng để xem xét. Dưới đây là một vài lựa chọn tuyệt vời:

Craft – sự lựa chọn hoàn hảo cho sáng tạo

Nhiều người chọn Notion để tạo tài liệu có cấu trúc tốt. Tuy nhiên, có những lĩnh vực mà các ứng dụng khác tỏa sáng và có thể loại bỏ Notion mãi mãi. Hãy cùng xem Craft. Ứng dụng cung cấp cho bạn một nơi dành cho tất cả các ghi chú và viết bằng một trình xử lý văn bản hiện đại. Vì nó được thiết kế có tính đến quảng cáo nên không khó để tạo các tài liệu thực sự hấp dẫn với sự trợ giúp của nó. Bạn có thể sử dụng các khối kiểu khác nhau để hiển thị bạn là ai và làm việc ở chế độ tối hoặc sáng, tùy thuộc vào sở thích của bạn. Bạn cũng có thể cải thiện ghi chú của mình bằng cách thêm ảnh, video và tệp. Nhiều mẫu giúp dễ dàng đạt được các tài liệu đẹp mắt hơn.

Ứng dụng giúp bạn thực hiện mọi thứ một cách đơn giản, từ việc thêm liên kết đến dự án trước đây mà bạn đã thực hiện đến việc tạo tài liệu chính liên kết tất cả các dự án hiện tại và/hoặc đã hoàn thành của bạn. Để luôn ngăn nắp và đảm bảo không có gì bị mất, hãy sử dụng các thư mục đa cấp hoặc liên kết các ghi chú của bạn với nhau.

Trợ lý AI thông minh giúp bạn viết nhanh hơn, động não các ý tưởng để vượt qua trở ngại của người viết, tóm tắt các tài liệu dài, viết lại một đoạn văn, viết các bài đăng trên mạng xã hội dựa trên mọi ngữ cảnh, đọc lại văn bản để loại bỏ lỗi và dịch sang bất kỳ ngôn ngữ nào.

Hơn nữa, Craft giúp người khác dễ dàng truy cập tệp của bạn, hiểu ý tưởng của bạn và giải thích ý tưởng đó. Chỉ cần tạo một không gian làm việc mới và để những người khác làm việc với bạn.

Điều tốt nhất: Craft hoạt động cả trực tuyến và ngoại tuyến, vì vậy bạn không phải lo lắng về việc mất luồng sáng tạo của mình nếu bạn không có Wi-Fi. Ngoài ra, so với Notion, Craft nhanh, trực quan và dễ sử dụng.

Confluence – công cụ tài liệu phần mềm cũ tốt

Confluence là một nền tảng quản lý công việc dựa trên web được thiết kế để giúp các nhóm cộng tác trong các dự án quan trọng. Sự thay thế cho Notion này cho phép người dùng chia sẻ ghi chú cuộc họp và cập nhật dự án theo cách an toàn và đáng tin cậy. Do đó, nó cải thiện giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm, nhóm và khách hàng cũng như các phòng ban khác nhau.

Confluence tích hợp liền mạch với Jira và các sản phẩm khác của Atlassian. Nếu nhóm của bạn đã sử dụng Jira, Jira Service Desk hoặc BitBucket, thì Confluence sẽ phù hợp tự nhiên cho quy trình làm việc của bạn.

Tương đương với Notion, Confluence kém linh hoạt và linh hoạt hơn một chút. Mặt khác, Confluence dễ sử dụng hơn nhiều. Nó có giao diện đơn giản và dễ hiểu, không gây choáng ngợp cho người dùng mới.

Một trong những nhược điểm chính của Confluence đối với chúng tôi là nó không thể hoạt động ngoại tuyến (giống như Notion). Tuy nhiên, nếu bạn bắt đầu tạo tài liệu của mình trong Confluence và kết nối internet biến mất, bạn sẽ không bị mất văn bản đã viết. Hợp lưu lưu trữ mọi thứ bạn viết trong trình duyệt và có thể giữ nó trong nhiều ngày (không khởi động lại máy tính). Và khi internet xuất hiện, mọi thứ sẽ được đồng bộ hóa.

NotePlan – viết, lập kế hoạch và theo dõi các nhiệm vụ ở một nơi

Mặc dù Notion là một không gian làm việc đa năng phổ biến, một số người dùng thích một công cụ tập trung hơn để ghi chú và quản lý tác vụ. Trong trường hợp này, NotePlan, một ứng dụng lịch để sắp xếp các ghi chú và công việc của bạn, có thể là một giải pháp thay thế phù hợp.

Giúp bạn nắm bắt các tác vụ một cách nhanh chóng là công việc đầu tiên của một trình quản lý tác vụ. Thật không may, Notion thất bại trong việc này. Theo một số đánh giá, Notion chôn vùi các nhiệm vụ của bạn và gần như không thể có được cái nhìn toàn cảnh về những gì cần phải hoàn thành nếu không có tùy chỉnh và rất nhiều nỗ lực. Điều này, kết hợp với việc chậm thêm các tác vụ mới, khiến chúng tôi không đề xuất Notion làm trình quản lý tác vụ.

NotePlan cho phép bạn quản lý ghi chú, lịch và tác vụ. Đối với nhiều người dùng, đây là sự kết hợp thuận tiện nhất.

Tại trung tâm của tất cả là ghi chú. So với các thiết lập khác có sẵn trong trình quản lý việc cần làm, chúng cho phép người dùng tự do hơn trong việc tổ chức các dự án.

Bằng cách tạo ghi chú trong NotePlan, bạn sẽ có thể hợp nhất các nhiệm vụ và lời nhắc của mình và thêm chúng vào các dự án của mình. Ghi chú được lưu trữ ở định dạng Markdown. Điều này đã trở nên rất thuận tiện cho nhiều người dùng. Vấn đề là cú pháp Markdown khá đơn giản và bạn có thể tạo các tài liệu siêu liên kết phức tạp nếu muốn. Ngoài các liên kết, bạn cũng có thể sử dụng #hashtags và @mention những người dùng khác. Một điều tuyệt vời khác: Văn bản Markdown có thể dễ dàng di chuyển giữa các ứng dụng, cho phép bạn kết hợp NotePlan với các công cụ khác hỗ trợ Markdown.

Chúng tôi cũng thích rằng NotePlan tương thích với nhiều tiện ích mở rộng khác nhau sẽ giúp bạn tự động hóa các tác vụ, cải thiện tìm kiếm, làm cho giao diện dễ sử dụng hơn, v.v.

Có cấu trúc – một cách đơn giản để theo dõi các nhiệm vụ và ghi nhớ các cuộc hẹn

Một số người lên kế hoạch cho ngày, tuần và tháng của họ để tạo ra các thói quen hoàn hảo, xây dựng thói quen và đạt được mục tiêu. Với các mẫu công cụ lập kế hoạch Notion, bạn có thể dễ dàng vạch ra các sự kiện, nhiệm vụ và mục tiêu mà bạn muốn hoàn thành và quay lại chúng bất cứ khi nào bạn cần lời nhắc.

Nếu đó là trường hợp của bạn khi sử dụng Notion, bạn cũng có thể muốn dùng thử Có cấu trúc.

Thoạt nhìn, giao diện người dùng đơn giản của Structured khiến việc tạo nhiệm vụ và lập kế hoạch trong ngày của bạn ít đáng sợ hơn so với trong một ứng dụng có nhiều tính năng vượt trội. Mở hộp thư đến của bạn và xem tổng quan nhanh về tất cả các nhiệm vụ của bạn. Ngoài ra, bạn có thể thêm các nhiệm vụ phụ trong một nhiệm vụ, rất phù hợp cho các danh sách. Ví dụ: bạn có thể tạo một nhiệm vụ mua sắm và nhập danh sách mua sắm dưới dạng một nhiệm vụ con.

Một trong những tính năng đáng chú ý nhất của nó là tính toàn diện của nó khi nói đến cả ngôn ngữ và thời gian. Ứng dụng này có sẵn trong hơn 30 ngôn ngữ. Ngôn ngữ tự động thay đổi với cài đặt hệ thống. Bạn cũng có thể thay đổi múi giờ trong khi tạo nhiệm vụ, loại bỏ sự nhầm lẫn nếu bạn có cuộc họp với những người ở khắp nơi trên thế giới.

Có cấu trúc tích hợp liền mạch với các ứng dụng tích hợp sẵn trên thiết bị Apple, chẳng hạn như Lời nhắc và Lịch. Nếu một mục từ Lời nhắc không có thời gian hoặc địa điểm được liên kết với nó, thì mục đó sẽ được nhập vào hộp thư đến của Structured, nơi bạn có thể chỉ định ngày và giờ để hoàn thành mục đó.

Suy nghĩ cuối cùng: Notion vẫn là tốt nhất?

Như bạn có thể thấy, thật khó để nói chắc liệu Notion có còn là tốt nhất hay không. Nhiều người dùng phàn nàn rằng ứng dụng quá tải đối với người mới bắt đầu và khó tiếp cận. Họ cũng mất quá nhiều thời gian để thiết lập các nhiệm vụ. Nói chung, Notion không trực quan để điều hướng và đôi khi có thể khá chậm.

Sau khi đọc bài viết này, bạn biết một số đối thủ cạnh tranh của Notion. Một số là công cụ tất cả trong một như Notion. Những người khác tập trung hơn vào một nhiệm vụ cụ thể. Cái nào để chọn?

Nếu bạn muốn các tài liệu đẹp, có cấu trúc tốt với tùy chọn cộng tác trên chúng và khả năng làm việc cả trực tuyến và ngoại tuyến, hãy chọn Craft.

Nếu nhóm của bạn đã sử dụng Jira, Jira Service Desk hoặc BitBucket, thì Confluence sẽ phù hợp tự nhiên cho quy trình làm việc của bạn. Mặc dù nó kém linh hoạt và linh hoạt hơn một chút so với Notion, nhưng nó dễ sử dụng hơn nhiều.

Và nếu bạn sử dụng Notion để quản lý tác vụ, bạn có thể thích Structured và NotePlan. Cả hai đều dễ sử dụng và hoạt động tốt hơn nhiều so với Notion.

Tin vui là bạn không cần phải dốc toàn lực mua Craft, Structured và NotePlan để xem chúng hoạt động như thế nào. Tất cả ba ứng dụng đều có sẵn cho bạn dùng thử miễn phí bảy ngày từ capnhat.me – một nền tảng với hàng chục ứng dụng Mac, iPhone, iPad và web được chọn thủ công, trong đó mỗi ứng dụng là tốt nhất cho một tác vụ cụ thể.

Ngoài các lựa chọn thay thế Notion, capnhat.me còn có các ứng dụng như CleanMyMac X để tăng tốc máy Mac của bạn, Nitro PDF Pro để tạo và chỉnh sửa tệp PDF, CleanShot X để chụp ảnh màn hình đẹp hơn, Bartender để cá nhân hóa thanh menu của bạn, v.v.