Hầu hết thời gian, nếu chúng tôi đang thực hiện bất kỳ phép tính, bảng hoặc công thức phức tạp nào, thì chúng tôi sẽ thực hiện trong Excel. Mặc dù Microsoft Excel không phải là một ứng dụng nhanh và nhẹ, nhưng nó cực kỳ mạnh mẽ khi nói đến toán học hoặc dữ liệu ở bất kỳ quy mô nào.
Đồng thời, có rất nhiều phiên bản Excel và không phải tất cả chúng đều tương thích hoàn hảo. Ngoài ra, một số người mà bạn cần gửi tệp Excel của mình thậm chí có thể không có Excel và sử dụng Google Trang tính hoặc Apple Numbers hoặc bất kỳ lựa chọn thay thế nào khác.
Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải suy nghĩ về việc duy trì bố cục và định dạng Excel của bạn khi bạn chia sẻ bảng tính của mình với người khác. Và một trong những cách tốt nhất để làm điều đó là chuyển đổi trang tính Excel lớn của bạn sang PDF.
Cách tạo PDF an toàn từ Excel
Là một định dạng, PDF chính xác là một lựa chọn tuyệt vời vì nó giữ nguyên bố cục và định dạng theo cách chúng được dự định. Ngoài ra, hầu như bất kỳ ứng dụng nào cũng có thể đọc tệp PDF, từ Bản xem trước đến Sách của Apple đến trình duyệt web, đảm bảo rằng người nhận của bạn có thể xử lý thông tin này mà không gặp nhiều khó khăn.
Vì vậy, khi bạn đang suy nghĩ về cách chuyển đổi Excel sang PDF mà không làm mất định dạng, một trong những câu trả lời tốt nhất là Nitro PDF Pro.
Nitro PDF Pro là trình chỉnh sửa PDF toàn diện nhất dành cho Mac hiện nay. Bạn có thể sử dụng nó để xem nhanh bất kỳ tệp PDF nào, từ báo cáo đến sách. Nhưng bạn cũng có thể làm nhiều hơn thế: hợp nhất nhiều tệp, thêm nhận xét, điền vào biểu mẫu, đặt mật khẩu và chuyển đổi tài liệu sang các định dạng khác.
Lưu ý: Tốt nhất là chuyển đổi bảng tính XLSX của bạn sang PDF bằng Nitro PDF Pro cho Windows để có khả năng tương thích tối đa, vì Nitro Pro có thể xuất hiện ngay trong Microsoft Excel dưới dạng một tab riêng biệt.
Vì vậy, khi bạn cần lưu tài liệu Excel dưới dạng PDF, Nitro PDF Pro có thể hỗ trợ bạn ngay lập tức:
- Mở bảng tính của bạn trong Excel
- Điều hướng đến tab Nitro Pro
- Nhấp vào Tạo PDF
Nếu bạn muốn thay đổi bất kỳ cài đặt mặc định nào, bạn có thể chọn Nâng cao trong tab Nitro Pro và chọn các tùy chọn tùy chỉnh của mình.
Khi bạn đã chuyển đổi tệp Excel của mình thành PDF, bạn có thể sử dụng Nitro PDF Pro thực tế (trên Mac cũng vậy) để thực hiện các điều chỉnh PDF tiếp theo.
Cách xuất file Excel sang PDF bằng Microsoft Office
Nếu bạn đang làm việc và chỉnh sửa bảng tính của mình trong Excel, bạn có tùy chọn chỉ xuất tệp của mình sang PDF ngay trong ứng dụng.
Dưới đây là cách chuyển đổi tệp Excel sang PDF bằng tùy chọn In:
- Trong Excel, đi tới Tệp ➙ In
- Chọn In
- Thay đổi máy in thành “Tải xuống dưới dạng PDF” trong danh sách thả xuống
- Nhấp vào Tải xuống
Nếu bạn muốn kiểm soát việc bạn chuyển đổi một trang tính thành PDF hay tất cả chúng, bạn có thể sử dụng tính năng Lưu dưới dạng trong Excel để thay thế:
- Mở bảng tính của bạn trong Excel
- Chuyển đến Tệp ➙ Lưu dưới dạng…
- Chọn PDF trong danh sách thả xuống
- Chọn giữa Sổ làm việc, Trang tính hoặc các ô đã chọn
- Tiết kiệm
Nhược điểm của phương pháp này là kết quả là bạn có thể có nhiều tệp PDF. Để kết hợp chúng, hãy sử dụng Nitro PDF Pro hoặc Preview trên máy Mac:
- Mở tệp PDF đầu tiên trong Bản xem trước
- Chuyển đến Xem ➙ Hình thu nhỏ
- Thả các tệp PDF khác vào thanh bên
- Chuyển đến Tệp ➙ Xuất…
- Chọn PDF và Lưu
Một vấn đề khác là các tệp PDF của bạn có thể quá nặng và không được tối ưu hóa. Giải pháp tốt nhất ở đây là sử dụng PDF Squeezer để nén chúng.
PDF Squeezer là một tiện ích tiện dụng giúp giảm kích thước tệp PDF trong vài giây. Chỉ cần kéo và thả một tệp PDF và PDF Squeezer sẽ hoạt động, áp dụng các thuật toán nâng cao của nó để loại bỏ những megabyte vô ích ra khỏi tài liệu của bạn mà không ảnh hưởng đến chất lượng của chúng.
Để giảm thiểu các tệp PDF:
- Mở Trình ép PDF
- Chọn mức độ nén bằng menu thả xuống
- Kéo và thả tệp PDF của bạn vào cửa sổ của ứng dụng
Cách chuyển đổi file Excel bằng Google Sheets
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không có sẵn Microsoft Excel và ai đó đã gửi cho bạn một bảng tính mà bạn muốn chuyển đổi? Chỉ cần sử dụng Google Trang tính.
Dưới đây là cách chuyển đổi Excel sang PDF với tất cả các cột trong Google Trang tính:
- Mở tệp Excel của bạn trong Google trang tính
- Chuyển đến Tệp ➙ Tải xuống ➙ PDF (.pdf)
- Điều chỉnh cài đặt để chọn nội dung bạn đang xuất, kích thước giấy, hướng, tỷ lệ, lề, định dạng, tiêu đề, v.v.
- Nhấp vào Xuất
Đó là nó! Nhanh chóng và dễ dàng.
Cách chuyển đổi file Excel bằng Adobe Acrobat
Nếu bạn đã cài đặt cả Excel và Adobe Acrobat — thì bạn không cần bất kỳ công cụ nào khác!
Sau khi bạn cài đặt Acrobat, nó sẽ thêm một tab đặc biệt vào menu thanh trên cùng của Excel, bạn có thể sử dụng tab này để tạo tệp PDF một cách nhanh chóng.
Để làm việc đó:
- Mở bảng tính của bạn trong Excel
- Nhấp vào Acrobat ➙ Tạo PDF
- Tinh chỉnh các tùy chọn bạn cần
- Tiết kiệm
Bạn có thể thấy rằng khi cần chuyển đổi Excel sang PDF, bạn có quá nhiều tùy chọn để lựa chọn. Bạn có thể sử dụng các menu lưu, in hoặc Xuất trong Excel, bạn có thể sử dụng Google Trang tính hoặc bạn có thể sử dụng các dải băng tiện ích mở rộng cho Adobe Acrobat hoặc Nitro PDF Pro. Ngoài ra, đừng quên kết hợp các tệp kết quả thành một tệp PDF duy nhất (Nitro PDF Pro là một lựa chọn tốt cho việc đó) và tối ưu hóa nó bằng PDF Squeezer.
Dùng thử miễn phí cả Nitro PDF Pro và PDF Squeezer cũng như hơn 230 ứng dụng khác trong bảy ngày với capnhat.me, một nền tảng gồm các công cụ và tiện ích được tuyển chọn cho bất kỳ tác vụ nào trong tầm tay. Tạo bộ sưu tập ứng dụng của riêng bạn và đồng thời giải quyết bất kỳ thách thức nào của Mac mà không gặp khó khăn.
