PDF là một định dạng tài liệu cực kỳ phổ biến và linh hoạt. Vì nó có thể duy trì định dạng và bố cục tài liệu theo đúng cách mà nó phải có, các công ty trên toàn thế giới có xu hướng chia sẻ báo cáo, thông cáo báo chí, thông báo thu nhập hàng quý và hơn thế nữa dưới dạng PDF.
Mặt khác, chia sẻ dữ liệu, bảng và tính toán trong PDF có ý nghĩa, vì bạn có thể chắc chắn rằng mọi thứ sẽ giống hệt như bạn muốn. Mặt khác, không có cách nào người khác có thể dễ dàng làm việc với tất cả dữ liệu bạn đã chia sẻ. Trừ khi họ biết cách chuyển đổi PDF sang Excel mà không bị mất định dạng.
Hãy cùng xem cách chuyển đổi PDF sang Excel và những công cụ nào bạn cần để thực hiện điều đó một cách hiệu quả nhất.
Cách chuyển đổi PDF sang tài liệu Microsoft Excel
Vì Excel chủ yếu làm việc với các bảng, nên để có được kết quả tốt nhất khi bạn chuyển đổi PDF sang Excel, bạn nên đảm bảo rằng ít nhất một phần PDF của bạn được định dạng dưới dạng bảng, với các hàng và cột rõ ràng.
Sau đó, bạn cần một trình chỉnh sửa PDF mạnh mẽ, tốt nhất là sử dụng công nghệ OCR (nhận dạng ký tự quang học), chẳng hạn như Nitro PDF Pro.
Nitro PDF Pro là một trình chỉnh sửa PDF mạnh mẽ nhưng dễ sử dụng, có thể sửa đổi và tùy chỉnh các tệp theo bất kỳ cách nào bạn muốn. Bạn có thể sử dụng ứng dụng này để hợp nhất nhiều tệp PDF thành một, thêm nhiều thông tin (ví dụ: dấu trang, chân trang), chú thích các phần cụ thể bằng cách đánh dấu hoặc thêm ghi chú, bảo vệ tệp bằng mật khẩu và chuyển đổi chúng sang thực tế bất kỳ định dạng nào, bao gồm cả Excel, chỉ trong một vài cú nhấp chuột.
Dưới đây là cách chuyển đổi PDF sang bảng tính Excel với Nitro PDF Pro:
- Mở tệp PDF của bạn trong Nitro PDF Pro
- Trong thanh menu, chọn Tệp ➙ Xuất…
- Chọn Bảng tính Excel (XLSX)
- Nhấp vào Xuất
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không cần toàn bộ tài liệu được chuyển đổi sang định dạng Excel? Có thể bạn chỉ muốn chuyển một bảng nhỏ hoặc một số dữ liệu sang bảng tính Excel của riêng bạn để thực hiện một số phép tính. TextSniper sẽ là một ứng dụng hoàn hảo cho điều đó.
TextSniper là một tiện ích OCR cần thiết cho bất kỳ văn bản nào trên máy Mac của bạn. Nó nằm trong thanh menu và có thể được kích hoạt bằng phím tắt Shift + Command + 2 để chụp ảnh màn hình của bất kỳ văn bản nào, sau đó sẽ được lưu một cách kỳ diệu vào khay nhớ tạm của bạn, vì vậy tất cả những gì bạn phải làm là dán nó vào Excel hoặc bất kỳ văn bản nào khác ứng dụng.
Đây là cách chuyển đổi PDF sang ứng dụng Excel Mac:
- Mở văn bản hoặc dữ liệu bạn muốn chuyển đổi sang Excel
- Kích hoạt TextSniper từ thanh menu hoặc bằng cách nhấn Shift + Command + 2
- Chụp ảnh màn hình bằng công cụ TextSniper, đảm bảo rằng tất cả thông tin đều vừa vặn
- Dán dữ liệu của bạn ngay vào Excel
Cách chuyển đổi PDF sang Excel bằng Microsoft Excel
Bạn cũng có thể sử dụng Microsoft Excel để chuyển đổi các tệp như PDF sang các định dạng được hỗ trợ bởi Excel. Đây không phải là phương pháp chính xác nhất, đặc biệt nếu bạn có cấu trúc dữ liệu phức tạp hơn. Nhưng nếu dữ liệu hoặc bảng của bạn khá đơn giản, bạn có thể thử.
Dưới đây là cách chuyển đổi tệp PDF sang tệp Excel bằng Excel:
- Mở bảng tính mới trong Microsoft Excel
- Điều hướng đến tab Dữ liệu
- Chọn “Dữ liệu từ Hình ảnh”
- Chọn tệp PDF của bạn để chuyển đổi nó
Bạn có thể phải sắp xếp lại dữ liệu kết quả, vì vậy hãy đảm bảo so sánh nó với PDF gốc để có độ chính xác.
Nếu bạn không nhận được kết quả đủ chính xác với Excel, trước tiên bạn có thể thử xử lý tệp PDF của mình thông qua Microsoft Word.
Để làm việc đó:
- Mở tệp PDF của bạn trong Microsoft Word
- Đi tới Tệp ➙ Xuất
- Nhấp vào Chuyển đổi sang Trang Web
- Chọn kiểu bạn muốn và nhấp vào Chuyển đổi
Sau đó, nhập tệp HTML kết quả của bạn ngay vào Excel. Mặc dù cách này có thể hiệu quả, nhưng nó có vẻ là một cách khá rườm rà để chuyển đổi một tệp PDF đơn giản.
Cách chuyển đổi PDF sang Excel miễn phí bằng các công cụ trực tuyến
Tất nhiên, có nhiều cách để chuyển đổi PDF sang Excel mà không cần phần mềm trên máy Mac của bạn – sử dụng các công cụ trực tuyến. Nếu bạn tìm kiếm trực tuyến “cách chuyển đổi PDF sang Excel miễn phí”, bạn sẽ thấy hàng tá kết quả. Một số có thể tốt hơn những cái khác, nhưng tất cả đều dựa trên cùng một công nghệ.
Để tìm hiểu cách chuyển đổi PDF sang Excel miễn phí:
- Truy cập một công cụ trực tuyến như pdftoexcel.com
- Tải tệp PDF của bạn lên dịch vụ
- Chờ nó xử lý kết quả (có thể lâu!) Và tải xuống tệp Excel của bạn
Đề xuất cuối cùng của chúng tôi là thử một công cụ chuyển PDF sang Excel ít được biết đến do chính Adobe tạo ra. Nó có xu hướng tốt hơn các trình chuyển đổi trực tuyến khác nhưng, một lần nữa, mọi thứ phụ thuộc vào độ phức tạp của tệp Excel của bạn.
Dưới đây là cách chuyển đổi tệp PDF sang bảng tính Excel với Adobe trực tuyến:
- Truy cập adobe.com
- Điều hướng đến PDF & Chữ ký điện tử ➙ Công cụ trực tuyến
- Chọn Chuyển đổi PDF sang Excel
- Tải lên tệp của bạn
- Tải xuống kết quả
Như bạn có thể thấy, có nhiều cách để lấy dữ liệu Excel có cấu trúc ra khỏi tệp PDF của bạn, có thể là bản trình bày hoặc báo cáo lãi lỗ. Bạn có thể thử sử dụng các công cụ trực tuyến trên các trang web như adobe.com, bạn có thể định cấu hình Microsoft Word và Excel để nhập PDF hoặc bạn có thể thực hiện tất cả trong vài giây với các công cụ OCR mạnh mẽ như Nitro PDF Pro (cho khả năng chỉnh sửa đầy đủ) hoặc TextSniper (cho chuyển đổi nhanh chóng).
Bạn có thể tìm thấy cả Nitro PDF Pro và TextSniper trong số hơn 230 ứng dụng Mac và iOS tuyệt vời cho bất kỳ tác vụ nào trong bộ sưu tập capnhat.me. Hãy thử tất cả chúng miễn phí trong bảy ngày và xem quy trình làm việc mới có thể tăng năng suất của bạn nhanh chóng như thế nào.
