Mọi người luôn gửi các tệp PDF vì lý do cá nhân và liên quan đến công việc. Thậm chí thường xuyên hơn, các tệp PDF được lưu trữ trong các thư mục chia sẻ trên iCloud, Google Drive, Dropbox, v.v.
Lưu trữ và gửi các tệp PDF trực tuyến rất dễ dàng và có thể truy cập được đối với tất cả mọi người, bất kể họ sử dụng thiết bị và nền tảng nào. Nhưng điều này cũng có thể là một vấn đề – hãy tưởng tượng nếu tệp PDF của bạn mà bất kỳ ai có thể truy cập có chứa một số thông tin nhạy cảm (cá nhân hoặc doanh nghiệp) không cho mọi người xem?
Cách tốt nhất để tránh rò rỉ thông tin cá nhân từ các tệp PDF của bạn là tìm hiểu cách bảo vệ tài liệu PDF bằng mật khẩu để chỉ người gửi và người nhận mới có thể mở chúng. Tin tốt là nó không quá khó để thực hiện – hãy xem cách thực hiện.
Các tùy chọn bảo mật PDF của bạn là gì?
Có ba tùy chọn bảo mật mà bạn có thể khám phá khi muốn khóa các tệp PDF bằng mật khẩu:
- Yêu cầu mật khẩu để in PDF. Tùy chọn ít hạn chế nhất sẽ không thực sự ảnh hưởng đến hầu hết người dùng. Bạn có thể thấy nó thường xuyên được sử dụng trên các biểu mẫu.
- Yêu cầu mật khẩu để sao chép thông tin. Một cách tiếp cận phổ biến với các tác phẩm có bản quyền, chẳng hạn như sách, tạp chí, v.v.
- Yêu cầu mật khẩu để mở tài liệu. Cách hạn chế nhất để bảo vệ tệp PDF bằng mật khẩu nhưng cũng là cách an toàn nhất.
Không phải tất cả các ứng dụng sẽ cung cấp cho bạn ba tùy chọn này. Tuy nhiên, trên thực tế, bạn sẽ sử dụng cái thứ ba để mã hóa tệp PDF nhiều nhất.
Cách tốt nhất để bảo vệ tệp PDF bằng mật khẩu trên máy Mac
Bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng thêm mật khẩu vào các tệp PDF nếu bạn có một trình chỉnh sửa chuyên nghiệp, chẳng hạn như Nitro PDF Pro.
Nitro PDF Pro có thể giúp bạn xem và chỉnh sửa thực tế bất kỳ tệp PDF nào ngoài đó. Với một vài cú nhấp chuột, bạn có thể hợp nhất tài liệu, chuyển đổi chúng sang các định dạng khác, biến bản quét thành văn bản có thể chỉnh sửa, điền vào biểu mẫu, đặt mật khẩu để mở PDF và hơn thế nữa.
Vì vậy, khi bạn muốn mã hóa PDF bằng mật khẩu, Nitro PDF Pro đã hỗ trợ bạn:
- Mở bất kỳ tài liệu PDF nào trong Nitro PDF Pro
- Đi tới Tệp ➙ In… (Command + P)
- Nhấp vào PDF
- Chọn Tùy chọn bảo mật…
- Kiểm tra tùy chọn mã hóa phù hợp nhất với bạn
- Tạo một mật khẩu mới và xác minh nó
- Bấm OK
Cách bảo vệ tệp PDF bằng mật khẩu trong bản xem trước
Nếu bạn không có quyền truy cập vào các công cụ cấp chuyên nghiệp như Nitro PDF Pro, bạn cũng có thể đặt mật khẩu PDF bằng ứng dụng gốc dành cho Mac như Xem trước.
Đây là cách mã hóa một tệp PDF với Xem trước:
- Mở tài liệu của bạn với Xem trước
- Đi tới Tệp ➙ In… (Command + P)
- Nhấp vào PDF ➙ Tùy chọn bảo mật…
- Kiểm tra xem bạn có muốn bảo vệ tài liệu khỏi việc mở, sao chép hoặc in không
- Tạo mật khẩu mới và nhập lại lần nữa
- Bấm OK
Với rất nhiều mật khẩu được tạo, có thể khó theo dõi tất cả chúng trong khi lưu trữ chúng ở một nơi an toàn. Vì đặt ghi chú Post-it để theo dõi của bạn có lẽ không phải là ý tưởng tốt nhất, hãy cân nhắc sử dụng trình quản lý mật khẩu như Secrets.
Secrets là một ứng dụng dễ sử dụng và đơn giản để giữ mật khẩu của bạn cũng như các thông tin nhạy cảm khác (ví dụ: thẻ tín dụng), an toàn và duy nhất. Bản thân ứng dụng được xây dựng với mã hóa PGP tiêu chuẩn ngành nhưng giúp truy cập mật khẩu trực quan thông qua tích hợp trình duyệt tự động điền thông tin của bạn.
Vì vậy, hãy đảm bảo tạo và lưu khóa PDF mật khẩu của bạn trong Secrets để giữ an toàn cho tất cả dữ liệu của bạn.
Cách đặt mật khẩu bảo vệ tệp PDF trực tuyến miễn phí
Như bạn có thể tưởng tượng, ứng dụng không phải là cách duy nhất để bảo vệ PDF bằng mật khẩu – còn có các tùy chọn trực tuyến.
Một trong những tiện ích đi kèm khi bạn muốn đặt mật khẩu chủ sở hữu cho PDF là Adobe. Dưới đây là cách sử dụng nó để thay đổi các tùy chọn bảo vệ bằng mật khẩu:
- Truy cập trang chuyển đổi PDF trực tuyến của Adobe
- Chọn một tệp để tải lên ➙ Tải lên
- Đặt mật khẩu, sau đó xác nhận nó
- Nhấp vào “Đặt mật khẩu”
Bạn có thể nhận thấy rằng bạn không cần chọn mức độ bảo vệ của mình khi sử dụng dịch vụ của Adobe. Điều này là do nó tự động hạn chế xem PDF. Để hạn chế các tệp PDF của bạn theo những cách khác, chẳng hạn như in hoặc sao chép, bạn cần có đăng ký trả phí cho Adobe Acrobat Pro.
Cách tạo tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu trong Microsoft Office
Nếu bạn chủ yếu làm việc trên các tài liệu bằng ứng dụng Microsoft 365, bạn cũng có thể chọn bảo vệ và mã hóa các tệp PDF bằng mật khẩu ở đó.
Quy trình chung như sau:
- Mở tài liệu của bạn (văn bản, bảng tính, bản trình bày) trong Microsoft 365
- Đi tới Tệp ➙ Thông tin ➙ Bảo vệ Tài liệu
- Chọn Mã hóa bằng Mật khẩu
- Đặt mật khẩu và lưu nó trong Secrets (hoặc một trình quản lý mật khẩu khác)
Nếu bạn muốn thêm mật khẩu cụ thể vào các tệp PDF, thì trước tiên hãy xuất tài liệu của bạn dưới dạng PDF, sau đó sử dụng một trong các tùy chọn ở trên để đặt mật khẩu cho tài liệu đó.
Giờ đây, bạn có thể thấy rằng việc bảo vệ tệp PDF của mình khỏi những con mắt tò mò không còn quá khó khăn. Trên thực tế, bất kỳ ai cũng có thể bảo vệ bằng mật khẩu PDF trên Mac bằng Nitro PDF Pro trong vài giây. Ngoài ra, Xem trước, ứng dụng Microsoft 365 và Adobe trực tuyến cũng là những lựa chọn khả thi. Nhưng đừng quên lưu những mật khẩu đó trong Secrets!
Một chút tiền thưởng để kết thúc mọi thứ? Sử dụng Nitro PDF Pro và Secrets miễn phí trong cả tuần với bản dùng thử capnhat.me, một nền tảng với hơn 230 ứng dụng nổi bật dành cho Mac và iOS trên tất cả các danh mục có thể tưởng tượng được. Hãy thử mọi ứng dụng capnhat.me miễn phí và tìm những người giữ chân thực sự để cải thiện năng suất của bạn.
