Được Adobe tạo ra vào đầu những năm 1990, Định dạng Tài liệu Di động hoặc PDF, cung cấp một cách để trình bày và trao đổi tài liệu mà không phụ thuộc vào phần mềm, phần cứng và hệ điều hành cụ thể.
Mặc dù có một trình xem PDF Mac tích hợp có tên là Preview, nhưng ứng dụng này không thực sự dành cho việc chỉnh sửa các tệp PDF. Đó là lý do chính tại sao một số người dùng gặp sự cố khi cố gắng thay đổi tài liệu ở đó. Ví dụ: thường xem trước đóng băng bất cứ khi nào cố gắng chỉnh sửa và lưu tệp PDF.
Nếu bạn đang gặp vấn đề này hoặc các vấn đề tương tự và không thể áp dụng các thay đổi PDF bằng Xem trước, đây là một số lý do khiến điều này có thể xảy ra, kèm theo các giải pháp hiệu quả cho từng trường hợp.
Tại sao bạn không thể chỉnh sửa tệp PDF trong Bản xem trước trên máy Mac
Ngày nay, định dạng tệp PDF rất phổ biến để trao đổi các tài liệu cá nhân và công việc. Cách nhanh nhất để mở và xem các tệp PDF trên Mac là thông qua Bản xem trước ứng dụng gốc, cho phép người dùng chú thích tài liệu bằng các công cụ đánh dấu hoặc cung cấp phản hồi bằng ghi chú.
Tuy nhiên, đôi khi Bản xem trước không lưu tệp PDF đã bị thay đổi và không cho phép chỉnh sửa văn bản của tệp gốc. Đây là những lý do chính tại sao:
- Bản xem trước không có tính năng chỉnh sửa. Ứng dụng không có tùy chọn chỉnh sửa văn bản hiện có trong PDF. Tuy nhiên, nó cung cấp các công cụ Đánh dấu và Chú thích mà bạn có thể sử dụng để cộng tác bằng cách thêm ghi chú và văn bản vào tài liệu.
- PDF bị khóa. Nếu chủ sở hữu PDF đặt giới hạn chỉ đọc, thì bạn không thể áp dụng các thay đổi đối với PDF, trong Bản xem trước hoặc ứng dụng khác. Tuy nhiên, có một cách để kiểm tra xem PDF có bị khóa hay không và loại bỏ các hạn chế.
- Xem trước không hoạt động bình thường. Vấn đề có thể nằm ở phần mềm lỗi thời hoặc một trục trặc đơn giản. Cập nhật ứng dụng lên phiên bản mới nhất hoặc buộc đóng và mở lại ứng dụng có thể sẽ giải quyết được sự cố.
Chọn công cụ văn bản sẽ không hoạt động trong Bản xem trước
Các tệp PDF có thể chứa văn bản, đồ họa, liên kết, nút, trường biểu mẫu và có tùy chọn được ký điện tử, làm cho chúng trở thành loại tệp ưa thích để trao đổi hợp đồng và các hồ sơ chính thức khác.
Các tài liệu được quét cũng thường được lưu ở định dạng PDF để duy trì chất lượng tốt nhất. Khi bạn chỉnh sửa tệp PDF được quét, bạn sẽ thấy rằng Bản xem trước không thể chọn tệp PDF văn bản vì ứng dụng không hỗ trợ chỉnh sửa tài liệu PDF được quét.
Bản xem trước sẽ không cho phép chỉnh sửa tệp PDF đã được quét. Để tạo một tệp văn bản có thể chỉnh sửa, hãy làm theo các bước sau:
- Mở tệp trong Bản xem trước
- Chuyển đến Chỉnh sửa ➙ Chọn tất cả
- Nhấp vào Chỉnh sửa ➙ Sao chép
- Mở trình soạn thảo văn bản và dán văn bản
Từ đây, bạn có thể chỉnh sửa tài liệu, in, gửi email hoặc lưu lại dưới dạng PDF. Đây là một giải pháp thay thế và tất nhiên có những giải pháp nhanh hơn. Ví dụ, hãy thử Prizmo.
Prizmo là một ứng dụng OCR thông minh dành cho Mac, vượt trội trong việc chuyển đổi các tệp PDF được quét thành văn bản trên máy tính để bàn của bạn, nhưng có thể làm được nhiều hơn thế. Prizmo có tính năng Nhận dạng quét tệp PDF của bạn để tìm ký tự và quyết định phần nào sẽ được chuyển đổi thành tệp văn bản và phần nào có thể bị bỏ qua.
Đây là cách sử dụng Prizmo khi Preview không thể chọn văn bản PDF:
- Mở Prizmo và chọn Tệp mới
- Chọn Open Image File và chọn file muốn chuyển đổi
- Nhấp vào Nhận dạng ở góc trên cùng
Khắc phục sự cố chỉnh sửa văn bản nội tuyến PDF
Vì Bản xem trước không có tính năng cho phép bạn chỉnh sửa văn bản gốc trong tệp PDF, nên thậm chí việc thay thế một từ đơn lẻ đôi khi có thể mất mãi mãi và kết quả có thể chỉ hơi khả quan. Tất cả chỉ vì bạn đang cố gắng sử dụng các công cụ không dành cho công việc.
Thật không may, bạn không thể làm gì về điều này nhưng hy vọng rằng một ngày nào đó, một bản cập nhật mới sẽ cho phép chỉnh sửa Bản xem trước PDF. Bạn có thể sử dụng các ứng dụng khác trong thời gian chờ đợi — và có rất nhiều ứng dụng dễ sử dụng và hiệu quả, chẳng hạn như Nitro PDF Pro.
Nitro PDF Pro là một ứng dụng độc đáo chỉ cung cấp các tính năng cần thiết nhất để tạo, chỉnh sửa, chú thích, hợp nhất, chuyển đổi và bảo vệ tài liệu PDF của bạn khỏi bị truy cập trái phép. Với bộ công cụ mạnh mẽ được đóng gói trong một giao diện gọn gàng và tối giản, Nitro PDF Pro không giống như các đối thủ cạnh tranh của nó. Ứng dụng cho phép bạn thực hiện tất cả các chỉnh sửa mà bạn có thể nghĩ đến trong khi cung cấp đầy đủ các tính năng bảo mật để giữ an toàn cho tài liệu của bạn.
Để nhanh chóng chỉnh sửa văn bản tài liệu của bạn bằng Nitro PDF Pro:
- Mở tệp của bạn trong Nitro PDF Pro
- Đánh dấu văn bản trong PDF và nhấp vào Văn bản chính xác
- Xóa văn bản hiện tại và gõ một phiên bản mới
Để chèn và chỉnh sửa hình ảnh trong PDF, bạn chỉ cần kéo và thả hình ảnh đó vào trang PDF của mình, sau đó thay đổi kích thước và điều chỉnh hình ảnh đó theo bố cục của trang.
Kiểm tra và loại bỏ các hạn chế từ các tệp PDF
Đôi khi, khi Xem trước không cho phép chỉnh sửa PDF, thì ứng dụng không phải là vấn đề –- lý do xảy ra lỗi là do tệp đã bật hạn chế chỉnh sửa. Nếu bạn không phải là chủ sở hữu của tệp PDF mà bạn đang cố gắng thay đổi, bạn có thể gặp phải sự cố này.
Dưới đây là cách cho phép chỉnh sửa PDF Preview bằng cách kiểm tra xem PDF có bị khóa hay không và mở khóa:
- Truy cập Finder và chọn tệp PDF của bạn
- Nhấp chuột phải vào tệp và nhấp vào Nhận thông tin từ danh sách thả xuống hoặc nhấn phím Command + I
- Bỏ chọn hộp bên cạnh Đã khóa
Bản xem trước bị treo bất cứ khi nào tôi cố gắng chỉnh sửa và lưu tệp PDF
Giống như bất kỳ ứng dụng nào, Bản xem trước có thể đóng băng hoặc ngừng phản hồi nếu nó đang xử lý quá nhiều thông tin, điều này thường xảy ra nếu bạn đang làm việc trên một tệp lớn có nhiều trang và hình ảnh. Vì vậy, nếu Bản xem trước bị treo bất cứ khi nào cố gắng chỉnh sửa và lưu tệp PDF, hãy buộc thoát khỏi ứng dụng. Đây là cách:
- Nhấp vào biểu tượng Apple trên thanh menu và chọn Buộc thoát…
- Chọn Xem trước từ cửa sổ bật lên và Buộc thoát
Là một giải pháp bổ sung, hãy làm theo các bước sau:
- Giữ phím Tùy chọn và chọn Đi ➙ Thư viện từ thanh menu Finder
- Xóa các mục này khỏi thư mục Thư viện, nếu chúng tồn tại:
- Caches/com.apple.Preview
- Container/com.apple.Preview
- Preferences/com.apple.Preview.LSSharedFileList.plist
- Preferences/com.apple.Preview.SandboxedPersistentURLs.LSSharedFileList.plist
- Trạng thái ứng dụng đã lưu/com.apple.Preview.savedState
Sau đó, khởi chạy lại ứng dụng và kiểm tra xem bạn có thể hoặc không thể áp dụng các thay đổi PDF.
Nếu bạn nghi ngờ ứng dụng Xem trước bị đóng băng do tải nặng trên máy Mac nói chung, hãy thử một trình quản lý CPU thông minh như App Tamer.
App Tamer là một ứng dụng trên thanh menu cung cấp cho bạn số liệu về mức sử dụng CPU dưới dạng biểu đồ rõ ràng, được phối hợp màu sắc và đưa ra các hành động thiết thực mà bạn có thể thực hiện để kiểm soát các ứng dụng sử dụng quá nhiều năng lượng. Duyệt qua các tiến trình hiện đang chiếm CPU của bạn và xem các ứng dụng đã dừng và chạy chậm để tránh ngốn CPU và tối đa hóa thời lượng pin.
Xem trước sự cố trong khi kết hợp các tệp PDF
Người dùng Mac đã báo cáo sự cố này trong nhiều năm, nhưng Apple vẫn chưa khắc phục hoàn toàn sự cố Bản xem trước bị lỗi khi cố gắng kết hợp nhiều tệp PDF. Vì hầu hết các sự cố trong ứng dụng đều do trục trặc phần mềm gây ra, hãy thử đặt lại hoặc cập nhật ứng dụng để khắc phục chúng.
Dưới đây là cách khắc phục sự cố Xem trước không lưu PDF bằng cách cập nhật lên macOS mới nhất:
- Nhấp vào menu Apple và chọn Cài đặt hệ thống
- Nhấp vào Chung ➙ Cập nhật phần mềm và đợi nó kiểm tra phần mềm mới
- Xác nhận bằng cách nhấp vào Cập nhật ngay và nhập mật khẩu của bạn
Xem trước sự cố khi tìm kiếm qua nhiều tệp PDF
Khi chỉnh sửa tệp PDF bằng Bản xem trước hầu như không thể, việc tìm một từ nhất định trong tệp PDF thật khó khăn. Đặc biệt là nếu ứng dụng liên tục gặp sự cố trong khi bạn thực hiện. Điều này có thể chỉ ra một chỉ mục Spotlight bị hỏng, cần được xây dựng lại:
- Chuyển đến menu Apple ➙ Cài đặt hệ thống
- Nhấp vào Siri & Spotlight trong thanh bên, sau đó cuộn xuống và nhấp vào Quyền riêng tư của Spotlight ở bên phải
- Kéo đĩa hoặc thư mục bạn muốn lập chỉ mục lại vào danh sách các vị trí mà Spotlight không cho phép tìm kiếm
- Từ cùng một danh sách các vị trí, hãy chọn ổ đĩa hoặc thư mục mà bạn vừa thêm, sau đó nhấp vào nút xóa (–) để xóa nó khỏi danh sách
- Nhấp vào Xong và thoát Cài đặt hệ thống
Spotlight sẽ lập chỉ mục lại nội dung của đĩa hoặc thư mục. Quá trình này có thể mất một chút thời gian, tùy thuộc vào lượng thông tin được lập chỉ mục.
Nếu bạn muốn bỏ qua phương pháp này và không lãng phí thời gian đọc nhanh chỉ để tìm một câu hoặc đoạn chứa dữ liệu bạn cần, hãy thử ứng dụng Tìm kiếm PDF.
Tìm kiếm PDF chuyên về các định dạng PDF và có thể tìm kiếm nội dung của hàng trăm tệp cùng một lúc. Tiện ích này có tính năng tìm kiếm không chỉ theo từ khóa chính xác mà còn theo mức độ liên quan của từ khóa, cung cấp một cách thuận tiện để tìm thông tin trong văn bản mà bạn không hoàn toàn quen thuộc. Được sao lưu bằng một bộ tính năng lưu và chú thích, Tìm kiếm PDF giúp đảm bảo rằng các chi tiết liên quan cho bất kỳ dự án nào chỉ cách bạn một vài lần nhấn phím.
Nhận Bản xem trước sẽ không cho phép chỉnh sửa sự cố PDF
Bây giờ bạn đã biết cách cho phép chỉnh sửa PDF Preview, nhưng còn tốt hơn nữa, bạn biết các công cụ tốt nhất để giúp đáp ứng tất cả các nhu cầu liên quan đến PDF của bạn. Sử dụng Nitro PDF Pro cho mọi thứ, từ sáng tạo đến chuyển đổi định dạng và bảo vệ. Hãy thử dùng Prizmo để chụp bất kỳ văn bản nào ở bất kỳ đâu và làm cho văn bản đó có thể chỉnh sửa được chỉ bằng vài cú nhấp chuột hoặc chuyển sang Tìm kiếm PDF để nhanh chóng tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm. Ngoài ra, App Tamer sẽ trở thành trợ lý đắc lực nhất của bạn trong việc quản lý và giảm thiểu CPU của ứng dụng một cách dễ dàng.
Tin tốt! Tất cả bốn ứng dụng — Nitro PDF Pro, Prizmo, PDF Search và App Tamer đều có sẵn cho bạn ngay lập tức miễn phí thông qua bản dùng thử bảy ngày của capnhat.me, bộ ứng dụng macOS và iOS hàng đầu. Với hơn 240 tiện ích do chuyên gia tạo trên nền tảng, capnhat.me cung cấp nhiều công cụ độc đáo cho mọi loại tác vụ. Hãy dùng thử miễn phí bất kỳ và tất cả các ứng dụng capnhat.me ngay hôm nay và bạn sẽ không bao giờ nhìn lại!
