Danh sách phân phối trong Gmail là cách đơn giản nhất để gửi email nhóm. Nó cho phép bạn gửi email đến một nhóm người mà bạn chỉ định trước và đảm bảo cùng một thông điệp được truyền đạt cho mọi người.
Các nhóm phân phối trong Gmail đặc biệt hữu ích khi bạn cần thường xuyên gửi email cho một nhóm lớn hơn. Có thể không có lợi nếu bạn đang nhắn tin cho 2-3 người, đặc biệt nếu bạn không gửi email cho nhóm nhỏ đó thường xuyên.
Việc ghi nhớ một số email – hoặc thậm chí tên liên hệ – có thể khó khăn, điều này khiến nhóm trở thành một lựa chọn phổ biến. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo nhóm trong Gmail, cách tạo nhóm email trong Gmail và gửi email nhóm trong Gmail.
Nhóm Email là gì?
Nói một cách đơn giản, một nhóm email là một nhóm những người bạn muốn gửi email. Hầu hết tạo nhóm khi họ gửi email cho một nhóm từ năm người trở lên và làm như vậy một cách đều đặn.
Tại sao bạn có thể cần sử dụng nó?
Có một số lý do chính đáng để tạo một nhóm trong Gmail. Ở đây có một ít:
- Họp mặt gia đình. Nếu bạn có một gia đình lớn và mọi người đang sử dụng email để điều phối một cuộc tụ họp, bạn có thể tạo một nhóm ‘gia đình’ cho mục đích này.
- Công việc. Gửi email cho một số địa chỉ liên hệ công việc có thể khiến ai đó vô tình bị bỏ rơi. Thay vì cố gắng nhớ những ai nên tham gia, hãy tạo nhóm cho các dự án hoặc nhiệm vụ để mọi người luôn ở trên cùng một trang.
- Lập kế hoạch với bạn bè. Email nhóm, như trò chuyện nhóm, là một cách tuyệt vời để chia sẻ thông tin và lập kế hoạch với bạn bè. Nó đặc biệt hữu ích nếu bạn đang lên kế hoạch cho một chuyến đi với những người khác.
Cách tạo email nhóm trong Gmail
Thật kỳ lạ, gửi email nhóm trong Gmail bắt đầu bên ngoài Gmail! Bạn không thể tạo nhóm trong Gmail; thay vào đó, bạn sẽ cần vào Danh sách liên hệ của Google. Mặc dù chúng tôi muốn cho bạn biết cách tạo nhóm trong Gmail, nhưng không thể thực hiện được nữa, vì vậy trước tiên chúng tôi sẽ tạo một nhóm trong Danh bạ Google. Đây là cách thực hiện:
- Truy cập danh bạ.google.com
- Ở bên trái của cửa sổ, chọn “Tạo nhãn”
- Đặt tên cho nhãn
- Chọn “Lưu”
- Chọn “Danh bạ” từ phía bên trái của cửa sổ
- Chọn địa chỉ liên hệ bạn muốn thêm vào nhóm của mình
- Ở trên cùng của tiện ích, hãy chọn biểu tượng cờ ‘nhãn’
- Chọn nhóm bạn muốn thêm địa chỉ liên hệ vào
- Chọn “Áp dụng”
Bây giờ bạn đã tạo một nhóm, bạn có thể bắt đầu gửi email đến nhóm đó trong Gmail!
Cách dễ nhất để gửi email nhóm
Gmail là một nhà cung cấp email tuyệt vời, nhưng không phải là ứng dụng hoặc trang web tốt nhất để quản lý email. Có những lựa chọn thay thế tốt hơn.
Canary Mail dành cho Mac cung cấp mã hóa đầu cuối với trao đổi khóa tự động, cũng như một cách tiếp cận độc đáo đối với hộp thư đến. Khi bạn sử dụng Canary, cài đặt hộp thư đến tập trung của nó sẽ tìm hiểu email nào nên được ưu tiên và lọc email từ những người gửi đó lên đầu hộp thư đến của bạn.
Để kiểm soát thủ công hơn, Canary cung cấp các danh sách việc cần làm và tiếp theo cho phép bạn kéo và thả email để giữ cho bản thân được ngăn nắp, đúng hướng và phản hồi với người khác. Tìm kiếm ngôn ngữ tự nhiên giúp bạn tìm thấy bất kỳ email nào một cách dễ dàng. Tất nhiên, bạn cũng có thể gửi email nhóm trong Canary. Đây là cách thực hiện:
- Mở Canary trên máy Mac của bạn
- Chọn biểu tượng “Soạn thư” trên thanh ray trên cùng
- Trong cửa sổ bật lên, hãy nhập tên của nhóm bạn đã tạo trong Danh bạ Google dưới “Tới”
- Đặt chủ đề cho email của bạn, điền đầy đủ thông tin và gửi đi
Với tất cả những email đó, bạn nhất định phải tải xuống các bản sao của một số tệp. Đây là lý do tại sao bạn cần Song Tử.
Gemini giúp xác định các tệp trùng lặp trên máy Mac của bạn, đây là một cách tuyệt vời để làm mỏng các tệp đính kèm thư đã tải xuống khỏi chiếm quá nhiều dung lượng lưu trữ. Bạn thậm chí có thể tìm và xóa các tệp hình ảnh trùng lặp trên iOS bằng ứng dụng Gemini iOS. Đây là cách thực hiện:
- Mở ứng dụng Gemini trên iPhone của bạn
- Chọn một danh mục bạn muốn xóa các hình ảnh trùng lặp (Lưu ý: Gemini cho iOS theo dõi các hình ảnh tương tự, hình ảnh trùng lặp, video trùng lặp, ảnh chụp màn hình, ghi chú, hình ảnh mờ và danh mục tổng hợp “khác”.)
- Bỏ chọn bất kỳ hình ảnh nào bạn muốn lưu
- Chọn “xóa tất cả” ở cuối màn hình
Đó là tất cả những gì cần thiết để quản lý hình ảnh của bạn trên iOS bằng Gemini!
Nhóm email là một cách thực sự thông minh để giữ các nhóm lớn hơn trên cùng một trang. Với rất nhiều người trong chúng ta sử dụng email cá nhân cho mục đích công việc, thật dễ dàng nhận thấy nhóm là một lựa chọn tốt hơn so với việc tìm ra ai cần nhận email mỗi lần.
Nơi các nhóm email trở nên khó khăn là khi mọi người đến và đi từ một nhóm. Danh sách liên hệ của Google giúp bạn dễ dàng quản lý các nhóm, nhưng nó có thể khá tẻ nhạt.
Bạn cũng có thể thích các ứng dụng như Canary để gửi và nhận email. Nó có các tính năng tốt hơn nhiều so với Gmail và đặc biệt tốt cho những người dùng có năng lực email, những người cần quản lý hộp thư đến của họ một cách khôn ngoan và quan tâm đến bảo mật email.
Canary Mail, cũng như Gemini, miễn phí như một phần của bản dùng thử capnhat.me kéo dài bảy ngày, một đăng ký đáng kinh ngạc dành cho macOS và iOS mà bạn chỉ cần dùng thử. Cùng với Gemini và Canary, bạn sẽ có quyền truy cập ngay lập tức và không giới hạn vào toàn bộ bộ capnhat.me gồm hơn 240 ứng dụng.
Khi thời gian dùng thử kéo dài một tuần của bạn kết thúc, việc tiếp tục truy cập vào danh mục ứng dụng khổng lồ của capnhat.me chỉ là 9,99 đô la mỗi tháng. Đó là một món hời đáng kinh ngạc khi có quyền truy cập vào rất nhiều ứng dụng, vậy tại sao lại chần chừ? Hãy thử capnhat.me ngay bây giờ!
