Gửi email đã trở thành một cách giao tiếp chính thức. Hơn một nửa dân số thế giới gửi và nhận hàng tấn thư trực tuyến hàng ngày.
Cái tên đầu tiên xuất hiện trong đầu khi bạn nghĩ về email là Gmail. Không có gì đáng ngạc nhiên – Gmail là dịch vụ email trực tuyến hàng đầu trên toàn thế giới với hơn 1,5 tỷ người dùng đang hoạt động.
Khi chúng ta nhận được rất nhiều email hàng ngày, thật khó để kiểm soát luồng thông tin hỗn loạn đó – công việc, bạn bè, du lịch, biên lai, tin tức. Rất dễ bị lạc và bỏ lỡ một số thông tin thực sự quan trọng. May mắn thay, Gmail có giải pháp cho việc này – bạn có thể tạo các thư mục để sắp xếp email của mình.
Ghi chú:
Tại sao bạn cần tạo thư mục
Thật tốt khi giữ mọi thứ ngăn nắp và sẽ tốt hơn khi việc tổ chức trở nên đơn giản. Ngay cả khi bạn không nhận được hàng chục email mỗi ngày, bạn biết rằng rất dễ để mất một thư quan trọng trong số thư rác.
May mắn thay, bạn có thể cấu trúc Hộp thư đến của mình và làm cho nó trông gọn gàng. Việc nhóm mọi thứ vào các thư mục có vẻ trực quan, nhưng việc dán nhãn là một kết hợp hoàn hảo cho email. Ví dụ: bạn có thể mang các bức thư liên quan đến vấn đề du lịch vào một thư mục và dán nhãn màu xanh lam ‘Du lịch’ trên đó. Bây giờ tất cả các email du lịch của bạn đều có màu xanh lam. Tính năng bắt mắt này giúp điều hướng trong hộp thư đến của bạn dễ dàng hơn nhiều.
Hơn nữa, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy các email được gắn nhãn ngay cả khi chúng đã được gửi cách đây một tháng. Bạn chắc chắn không muốn cuộn tìm vé máy bay đó ngay trước khi làm thủ tục tại sân bay.
Nhãn Gmail so với Thư mục
Tất cả chúng ta đều quen với việc tạo các thư mục cũ tốt khi sắp xếp một số tệp.
Gmail đã thay đổi phương pháp lưu trữ thư này – giờ là tất cả về nhãn.
Để hiểu cách chúng hoạt động, hãy xem các nhãn chuẩn của Gmail như Hộp thư đến, Đã gửi, Thư rác, v.v. Tất cả các nhãn đều có tên tự giải thích – Hộp thư đến chứa các email đến, trong khi Đã gửi bao gồm các thư bạn gửi. Vâng, đó chỉ là nó. Khi bạn nhấp vào nhãn chuẩn hoặc nhãn bạn đã tạo, Gmail sẽ thực hiện tìm kiếm, lọc tất cả các email phù hợp và hiển thị một tập hợp kết quả.
Điều quan trọng cần nhớ là hệ thống không tạo bất kỳ bản sao nào trong số email được gắn nhãn, vì vậy nếu bạn quyết định xóa một – nó sẽ biến mất khỏi Hộp thư đến của bạn.
Bạn có thể tạo các thư mục để nhóm một số email tương tự. Việc dán nhãn cũng giống như dán nhãn màu vào một trang tính lớn – bạn chỉ cần đánh dấu trang để nó khác với những trang khác. Bạn có thể đặt hai hoặc nhiều nhãn trên một email để đơn giản hóa việc điều hướng hơn nữa.
Cách tạo thư mục trong Gmail trên Mac
Có hai cách để tạo một thư mục trong phiên bản trình duyệt của Gmail.
Hãy bắt đầu với một cái ngắn hơn. Bạn có thể tạo một thư mục ngay trong Hộp thư đến của mình, vì vậy hãy mở trình duyệt, truy cập Gmail, đăng nhập vào tài khoản của bạn và bắt đầu. Điều đó sẽ mất 30 giây theo nghĩa đen:
- Đi tới thanh bên, bảng hiển thị Hộp thư đến, Đã gửi, Thư rác, v.v.
- Nhấp vào Thêm và chọn ‘Tạo nhãn mới’
- Đặt tên cho nhãn của bạn trong cửa sổ bật lên.
Sau khi tạo nhãn đầu tiên, bạn có thể thêm nhãn phụ. Nó hoạt động giống như một thư mục trong thư mục. Ví dụ: bạn có nhãn ‘Cơ quan’, nơi bạn thu thập tất cả các email kinh doanh của mình. Để làm cho nhãn cụ thể hơn, bạn có thể tạo các nhãn phụ ‘Đồng đội’, ‘Khách hàng’, ‘Đối tác’.
Hãy chuyển sang một phương pháp tạo thư mục nâng cao hơn trong Cài đặt. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn chi tiết để tùy chỉnh nhãn cho chính mình.
- Nhấp vào biểu tượng Cài đặt> Xem tất cả cài đặt
- Chọn nhãn
- Cuộn xuống dưới cùng và chọn ‘Tạo nhãn mới.’ Tại đây, bạn cũng có thể tạo các nhãn phụ
- Nhấn Lưu.
Trong cài đặt, bạn có thể điều chỉnh một số tùy chọn, chẳng hạn như ‘Hiển thị trong danh sách nhãn’, ‘Hiển thị trong danh sách tin nhắn’, v.v.
Thì đấy, bạn đã tạo nhãn hiệu đầu tiên của mình.
Các thư mục sẽ xuất hiện trong thanh bên của bạn để bạn có thể nhanh chóng truy cập vào các email đã được sắp xếp. Chỉ cần nhấp vào một thư mục và nhận được một tập hợp các kết quả. Hơn nữa, bạn có thể thay đổi màu của nhãn để làm nổi bật một số email. Và đó không phải là kết thúc – hãy thêm một số nhãn vào cuộc trò chuyện của bạn và việc điều hướng sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Cách tạo thư mục trong Gmail trên thiết bị di động
Nếu bạn thích ứng dụng dành cho thiết bị di động hơn phiên bản trình duyệt, thì tin tốt là bạn cũng có thể dễ dàng tạo các thư mục ngay lập tức từ iPhone của mình. Hãy chú ý rằng các nhãn bạn đã thêm chỉ hiển thị đối với bạn.
- Tải xuống ứng dụng Gmail
- Trong ứng dụng, hãy chọn một hoặc nhiều email
- Nhấn vào biểu tượng Menu. Bạn sẽ nhận ra nó bằng 3 đường ngang ở góc trên bên trái của màn hình.
- Nhấn vào Tạo mới
- Đặt tên cho nhãn của bạn và nhấp vào Hoàn tất.
Vâng, điều đó khá giống với việc tạo thư mục trên Mac và cũng dễ dàng.
Bạn cũng có thể chỉnh sửa và xóa nhãn, đổi tên chúng và tạo nhãn phụ. Sau khi dọn dẹp như vậy, Hộp thư đến của bạn sẽ không bao giờ bị lộn xộn.
Cách chỉnh sửa hoặc xóa nhãn
Như bạn thấy, bạn có thể dễ dàng tạo bao nhiêu nhãn tùy thích thông qua ứng dụng Gmail hoặc nền tảng web của Gmail. Tuy nhiên, điều chúng tôi nên cảnh báo với bạn là chỉ có một phương pháp để chỉnh sửa và xóa nhãn – thông qua phiên bản web của Gmail.
Đây là cách chỉnh sửa nhãn trong Gmail:
- Mở Gmail trong trình duyệt
- Đi tới thanh bên và di chuột qua một nhãn
- Nhấp vào dấu ba chấm> Chỉnh sửa
- Thay đổi nhãn của bạn và nhấp vào Lưu.
Đây là cách xóa nhãn trong Gmail:
- Mở Gmail trong trình duyệt
- Đi tới thanh bên và di chuột qua một nhãn
- Nhấp vào dấu ba chấm> Xóa nhãn.
Cách quản lý nhãn Gmail của bạn
Bây giờ khi chúng ta biết cách tạo, chỉnh sửa và xóa nhãn, hãy xem cách sử dụng chúng.
Khi cuộn xuống trong menu Gmail, bạn sẽ thấy tùy chọn Quản lý nhãn. Nhấp vào nó sẽ đưa bạn đến cài đặt Nhãn. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh những nhãn nào bạn muốn hiển thị trong danh sách nhãn / thư, những nhãn nào bạn muốn ẩn vĩnh viễn và những nhãn nào bạn muốn hiển thị nếu chưa đọc.
Nếu bạn sử dụng nhiều nhãn, có thể hữu ích khi ẩn một số nhãn để menu Gmail của bạn không mở rộng quá nhiều.
Bạn có thể dễ dàng áp dụng nhãn cho email – chỉ cần chọn email hoặc một loạt email, nhấp vào biểu tượng Nhãn trên thanh công cụ và chọn nhãn thích hợp.
Cách chuyển thư vào một nhãn trong Gmail
Di chuyển email từ thư mục này sang thư mục khác chỉ là xóa một nhãn cũ và đặt một nhãn mới.
May mắn thay, trong thực tế, nó không khó như bạn tưởng. Làm theo hướng dẫn từng bước và bạn sẽ hiểu tại sao:
- Chọn một tin nhắn trong Hộp thư đến
- Nhấp vào Di chuyển đến trong thanh công cụ phía trên email. Hoặc chỉ cần nhấp chuột phải vào thư và chọn Di chuyển đến
- Chọn nhãn bạn muốn áp dụng.
Nếu bạn muốn di chuyển email từ một nhãn cụ thể, hãy chọn nó và làm theo hướng dẫn ở trên.
Có một cách đơn giản hơn để di chuyển thư của bạn – chỉ cần nhấn và giữ email và kéo nó vào một thư mục cần thiết. Làm tốt lắm, bây giờ bạn có thể tìm thấy các thư đã chuyển trong nhãn đích.
Tự động áp dụng nhãn bằng cách lọc
Thật tuyệt khi bạn có thể áp dụng và xóa nhãn theo cách thủ công, nhưng bạn chỉ có thể khai báo hộp thư đến của mình nếu email sẽ đến đúng thư mục ngay từ đầu. May mắn thay, Gmail cho phép bạn tự động hóa quy trình bằng cách áp dụng các nhãn tự động dựa trên các bộ lọc của bạn:
- Trong thanh tìm kiếm của Gmail, nhấp vào Hiển thị tùy chọn tìm kiếm (biểu tượng ở bên phải)
- Nhập các điều khoản phù hợp với một nhóm email nhất định – địa chỉ người gửi, các từ được đề cập trong chủ đề, kích thước, v.v.
- Nhấp vào Tạo bộ lọc
- Chọn Áp dụng nhãn> chọn nhãn và nhấp vào Tạo bộ lọc.
Bây giờ, tất cả các thư phù hợp với các điều khoản bạn đã nhập sẽ được gắn nhãn tương ứng.
Sự lựa chọn tốt nhất của các ứng dụng email an toàn
Gmail có thể hơi khó hiểu với các nhãn của nó. Nếu bạn thích gấp thư của mình vào các thư mục truyền thống và không sợ thư có thể bị xóa vô tình, thì hãy thử một số ứng dụng quản lý email thay thế. Các công cụ như Canary Mail là phiên bản cải tiến của Gmail. Họ mở khóa các tính năng nâng cao của Hộp thư đến của bạn và làm cho Hộp thư đến trông có tổ chức hơn, được cá nhân hóa và gọn gàng hơn.
Lý do rõ ràng nhất để sử dụng các ứng dụng thư thay thế là sự tiện lợi – cuối cùng bạn cũng kiểm soát được các thư của mình và sắp xếp chúng đúng cách. Ngoài ra, tất cả đều nhằm tiết kiệm thời gian của bạn, vì các ứng dụng như vậy giúp điều hướng trong Hộp thư đến và tìm các thư cần thiết với tốc độ ánh sáng.
Tuyệt vời, phải không? Còn rất nhiều điều để kể, vì vậy chúng ta hãy đi gần hơn vào vấn đề.
Canary Mail là một ứng dụng tổ chức hộp thư đến không chỉ quản lý thư một cách chuyên nghiệp mà còn quan tâm đến bảo mật của bạn. Ứng dụng thư này đánh dấu các thư quan trọng để dễ dàng truy cập và nhắc bạn về chúng khi bạn cần.
Ngoài ra, với Canary Mail, bạn có thể dễ dàng tạo và quản lý các thư mục của mình:
- Đi tới Canary Mail> Preferences
- Chọn tab Tài khoản> Thư mục
- Nhấp vào dấu cộng ở cuối cửa sổ
- Đặt tên cho thư mục mới của bạn.
Bạn có thể tạo bao nhiêu thư mục tùy thích và chúng sẽ tự động xuất hiện trong ứng dụng thư của bạn. Đó là một trình tiết kiệm thời gian và một quy trình dễ hiểu hơn nhiều mà bạn nhận được với các nhãn Gmail.
Cách kết hợp tất cả các dịch vụ nhắn tin phổ biến lại với nhau
Tuy nhiên, thông tin liên lạc trực tuyến không kết thúc bằng email. Nếu bạn sử dụng nhiều sứ giả khác nhau hàng ngày, việc quản lý chúng sẽ trở thành một thách thức – hàng tấn thông báo, email và cuộc trò chuyện. Dành nhiều thời gian để chuyển đổi giữa Gmail, Slack và Telegram đủ làm giảm năng suất của bạn. Như mọi khi, chúng tôi có một giải pháp.
Gặp gỡ IM +, một ứng dụng nhắn tin tất cả trong một, tập hợp hơn một chục dịch vụ nhắn tin phổ biến trong một cửa sổ tiện lợi. Chỉ cần tưởng tượng rằng bạn có thể dễ dàng điều hướng qua tất cả các sứ giả của mình từ một ứng dụng.
Khi nói đến việc tổ chức không gian làm việc của bạn, IM + là một công cụ cần thiết hỗ trợ nhiều tài khoản, vì vậy bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa nhà riêng và cơ quan. Bạn không phải mở trình duyệt nữa để kiểm tra Gmail của mình, mọi thứ đều ở ngay trên màn hình của bạn.
Luôn ngăn nắp với capnhat.me
Một hộp thư đến lộn xộn là một vấn đề đau đầu đối với hầu hết người dùng email. Gmail giải quyết vấn đề này bằng cách giới thiệu các nhãn sắp xếp nhanh các email của bạn. Nhãn rất đa chức năng – ngoài các hành động tiêu chuẩn như chỉnh sửa và xóa, bạn có thể đặt bất kỳ màu nào cho nhãn, di chuyển thư giữa các nhãn và hơn thế nữa.
Mặc dù các nhãn tương tự như các thư mục, nhưng có một số khác biệt nhỏ. Nếu bạn thích chức năng dựa trên thư mục đích thực, hãy nâng cao trải nghiệm Gmail của bạn bằng các ứng dụng quản lý hộp thư đến như Canary Mail.
Sắp xếp Hộp thư đến Gmail của bạn thành các thư mục thuận tiện, rắc một số ứng dụng thư như Canary Mail và thêm IM + messenger để có một không gian làm việc đẹp mắt. Cả hai công cụ này bạn có thể dùng thử miễn phí trong 7 ngày với capnhat.me, một dịch vụ đăng ký dành cho Mac và iPhone./p>
