Cách thiết lập các tác vụ định kỳ với Notion

Có rất nhiều ứng dụng năng suất và không gian làm việc trên thị trường, nhưng rất ít ứng dụng cung cấp tính linh hoạt mà Notion có được. Bạn có thể biến Notion thành bất kỳ thứ gì bạn muốn, từ một ứng dụng ghi chú đơn giản đến một trung tâm chỉ huy quản lý tác vụ phức tạp.

Thiết lập ngày đến hạn là một tính năng cần thiết nếu bạn đang chạy các dự án và nhiệm vụ của mình trong Notion. Nhưng nếu bạn muốn tạo một nhiệm vụ định kỳ thì sao?

Thật không may, nền tảng này không có tính năng tích hợp sẵn cho phép bạn gắn thẻ một nhiệm vụ là định kỳ. Rất may, có một giải pháp thay thế mà bạn có thể muốn thử và chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách áp dụng giải pháp đó.

Cách thiết lập các tác vụ định kỳ trong Notion trên PC

Việc thiết lập các tác vụ trong Notion có lẽ là dễ thực hiện nhất nếu bạn đang sử dụng máy tính của mình. Các tùy chọn của bạn dễ truy cập hơn và bạn có thể nhanh chóng di chuyển các mục trên trang bằng con trỏ.

Khi nói đến các nhiệm vụ định kỳ, bạn có thể giữ mọi thứ cực kỳ đơn giản bằng cách tạo danh sách Nhiệm vụ định kỳ và đánh dấu từng nhiệm vụ một khi chúng hoàn thành.

Đây không phải là quy trình tự động vì bạn phải đặt lại danh sách theo cách thủ công sau khi hoàn thành các tác vụ. Vấn đề với việc thiết lập tác vụ định kỳ trong Notion là bạn cần tạo một công thức sẽ hoạt động và để làm được điều đó, bạn cần biết cách viết mã.

Điều đó có thể không khả thi đối với người dùng Notion bình thường hoặc có lẽ họ không muốn đầu tư thời gian vào việc khám phá và sau đó viết ra công thức. Tin vui là những người dùng khác trước đây cũng gặp vấn đề tương tự đã tạo các mẫu nhiệm vụ lặp lại mà bạn có thể sử dụng.

Sử dụng mẫu nhiệm vụ định kỳ

Bạn có thể tìm kiếm trên Internet mẫu nhiệm vụ lặp lại cho Notion phù hợp với nhu cầu của mình. Có rất nhiều phiên bản có sẵn. Tuy nhiên, chúng tôi sẽ tập trung vào một tùy chọn cụ thể và giải thích cách triển khai tùy chọn đó. Đây là cách nó hoạt động:

1. Đăng nhập vào tài khoản Notion của bạn bằng trình duyệt web.
   
2. Trong một tab khác, hãy chuyển đến mẫu Ultimate Tasks For Notion.
   
3. bấm vào Nhân bản nút ở đầu trang.
   
4. Hành động này sẽ chuyển hướng bạn đến không gian làm việc Notion của bạn và mở Nhiệm vụ cuối cùng cho khái niệm bản mẫu.
   

Bạn sẽ thấy lịch và một số dự án thiết lập sẵn do tác giả của mẫu tạo. Bạn có thể xóa các dự án bằng cách nhấp vào ba dấu chấm ngang và chọn “Xóa” từ trình đơn thả xuống.

Bây giờ, để thiết lập nhiệm vụ lặp lại bằng mẫu này, bạn có thể nhấp vào bất kỳ ngày nào trong lịch của mình và làm theo các hướng dẫn sau:

1. Khi một trang mới bật lên, hãy đặt tên cho nhiệm vụ của bạn.
   
2. Bạn có thể nhập thông tin bổ sung, chẳng hạn như ngày bắt đầu, ngày đến hạn hoặc thậm chí là một nhiệm vụ phụ.
   
3. Để biến nó thành một nhiệm vụ định kỳ, hãy nhấp vào Khoảng thời gian định kỳ (Ngày) tài sản và nhập số.
   
4. Bạn có thể thêm nhận xét bổ sung và nhấn Đi vào để thêm nhiệm vụ vào lịch của bạn.
   

Nhiệm vụ sẽ được tạo ngay lập tức và nó sẽ có biểu tượng “định kỳ” được gán cho nó. Bạn cũng sẽ có thể đánh dấu vào ô khi hoàn thành nhiệm vụ.

Cách thiết lập các tác vụ định kỳ trong Notion trên iPhone

Một số người dùng Notion thích làm việc trên iPhone của họ và chạy các tác vụ của họ khi đang di chuyển. Notion có một ứng dụng di động tuyệt vời dành cho iPhone, mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho người dùng, ngay cả khi có một số hạn chế. Ứng dụng Notion dành cho thiết bị di động có nút “Mẫu” được chỉ định, nhưng bạn không thể sử dụng nút này để tích hợp mẫu do bên thứ ba tạo. Thay vào đó, bạn có thể làm theo các bước sau:

1. Sử dụng trình duyệt dành cho thiết bị di động iPhone của bạn, hãy mở trang Nhiệm vụ cuối cùng cho Notion để truy cập mẫu nhiệm vụ định kỳ.
   
2. chọn Nhân bản tùy chọn nằm ở đầu màn hình.
   
3. iPhone của bạn sẽ tự động khởi chạy ứng dụng Notion. Nhưng nếu nó cung cấp cho bạn tùy chọn giữa mở ứng dụng hoặc tiếp tục với trình duyệt, hãy đảm bảo chọn ứng dụng.
   
4. Mẫu nhiệm vụ định kỳ sẽ xuất hiện ngay trong ứng dụng Notion của bạn.

Từ đó, bạn có thể xóa các mục và chỉnh sửa bố cục, đồng thời xem và thêm các thành phần bạn muốn. Nhưng để tạo tác vụ lặp lại, đây là những gì bạn cần làm:

1. Nhấn vào ngày dương lịch.
   
2. Nhập tên của nhiệm vụ và các thuộc tính khác, chẳng hạn như ngày bắt đầu và mức độ ưu tiên hoặc giao nhiệm vụ cho người khác.
   
3. Ở cạnh Khoảng thời gian định kỳ (Ngày)hãy nhập tần suất mà tác vụ sẽ lặp lại.
   
4. Khi bạn đã hoàn tất, hãy quay lại lịch và xác minh rằng nhiệm vụ đã xuất hiện trong lịch.

Hãy nhớ rằng bạn có thể xóa các tác vụ sau khi không cần lặp lại chúng nữa.

Cách thiết lập các tác vụ định kỳ trong Notion trên iPad

Ứng dụng di động Notion dành cho iPad giống với ứng dụng iPhone về các tính năng và khả năng. Sự khác biệt đáng chú ý duy nhất là bố cục do màn hình lớn hơn.

Để lấy và triển khai mẫu tác vụ lặp lại cho iPad, bạn sẽ thực hiện các bước tương tự như người dùng iPhone thực hiện:

1. Chuyển đến mẫu nhiệm vụ định kỳ cho Notion qua trình duyệt iPad.
   
2. Nhấn vào Nhân bản nút ở góc trên bên phải màn hình.
   
3. IPad của bạn sẽ tự động khởi chạy ứng dụng Notion hoặc cung cấp cho bạn tùy chọn để chọn nó.

Khi Notion mở mẫu nhiệm vụ định kỳ, hãy chọn một ngày từ lịch có sẵn để tạo nhiệm vụ mới. Bạn sẽ có một số thuộc tính Notion khác nhau để lựa chọn, bao gồm đặt tên cho nhiệm vụ, giao nhiệm vụ đó cho một người, v.v. Bạn cũng sẽ có tùy chọn đặt nhiệm vụ đó là định kỳ. Đây là cách:

1. Bên cạnh các Khoảng thời gian định kỳ (Ngày) thuộc tính, hãy nhập tần suất của tác vụ định kỳ.
   
2. Quay lại lịch và kiểm tra xem nhiệm vụ có chứa tất cả các thuộc tính bạn đã chọn hay không.
   
3. Lặp lại nhiều lần nếu cần thiết cho các nhiệm vụ khác nhau.

Cách thiết lập các tác vụ định kỳ trong Notion trên điện thoại Android

Người dùng Android có thể tải phiên bản mới nhất của ứng dụng di động Notion và bắt đầu sử dụng nó khi họ ra ngoài. Nó cũng hiệu quả như ứng dụng iOS, mặc dù nó cũng không có tính năng tác vụ định kỳ tích hợp sẵn.

May mắn thay, bạn có thể sử dụng cùng một mẫu để đảm bảo rằng bạn không bao giờ bỏ lỡ một nhiệm vụ nào trong lịch biểu của mình. Mở ứng dụng trình duyệt ưa thích của bạn và thực hiện các bước sau:

1. Điều hướng đến mẫu Notion này.
   
2. bấm vào Nhân bản ở góc trên bên phải màn hình.
   
3. Nếu thiết bị Android của bạn yêu cầu bạn chọn giữa Chrome và ứng dụng Notion, hãy chọn ứng dụng sau.
   

Mẫu nhiệm vụ định kỳ sẽ xuất hiện trong ứng dụng Notion của bạn. Bạn hoàn toàn tùy thuộc vào cách bạn chọn sắp xếp lại các yếu tố hiện có và liệu bạn có chỉ giữ lại lịch hay không.

Để thiết lập nhiệm vụ định kỳ, bạn cần chọn một ngày trên lịch, tốt nhất là ngày bắt đầu. Sau đó, hãy làm theo các bước sau:

1. Đặt tên cho nhiệm vụ của bạn và thêm các thuộc tính khác, chẳng hạn như mức độ ưu tiên. Bạn cũng có thể thêm một nhiệm vụ phụ, chỉ định người dùng khác cho nhiệm vụ đó hoặc thậm chí thêm nhiều thuộc tính hơn cho từng nhiệm vụ.
   
2. Nhấn vào Khoảng thời gian định kỳ (Ngày) thuộc tính và chọn tần suất nhiệm vụ sẽ lặp lại.
   
3. Sau khi thiết lập xong, hãy quay lại lịch và thêm các tác vụ khác.
   

Trở thành Task Master trong Notion

Không thể phủ nhận rằng Notion đã nghĩ đến hầu hết các tình huống khi thiết kế một không gian làm việc hiệu quả. Tuy nhiên, việc chạy các nhiệm vụ trong Notion có thể trở nên phức tạp, đặc biệt nếu một nhóm có nhiều thành viên; nó rất dễ dàng để quên một số điều ở đây và ở đó.

Thay vì nhập nhiệm vụ theo cách thủ công hàng ngày, hàng tuần hoặc thậm chí hàng tháng, tốt nhất bạn nên tạo một nhiệm vụ định kỳ. Có vẻ bất thường khi một ứng dụng linh hoạt như Notion lại bỏ lỡ cơ hội thêm tính năng này, nhưng đây là trường hợp hiện tại.

Mẫu của bên thứ ba mà chúng tôi đã sử dụng trong bài viết này chỉ là một tùy chọn phù hợp với nhiều người dùng. Nhưng bạn có thể tìm thấy nhiều giải pháp khác trực tuyến.

Loại nhiệm vụ nào bạn muốn xem định kỳ trong ứng dụng Notion của mình? Cho chúng tôi biết trong phần ý kiến ​​dưới đây.