Quản lý quy trình làm việc – Cách tự động hóa các quy trình định kỳ trên máy Mac
Thời gian là quý giá và với công nghệ tự động hóa quy trình làm việc, không có lý do gì để bạn dành phần lớn thời gian trong ngày cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Nếu bạn vẫn đang theo dõi thời gian của mình theo cách thủ công, mất nhiều thời gian để xóa màn hình bị bỏ quên hoặc nhập đi nhập lại cùng một cụm từ trong email, thì bạn cần tự động hóa các quy trình công việc thông thường.
Khi bạn dành phần lớn thời gian trong ngày làm việc của mình trên máy tính, bạn có thể trở nên năng suất hơn nhiều bằng cách sử dụng phần mềm quy trình làm việc sẽ tự động hóa các tác vụ thường ngày cho bạn. Chúng ta hãy xem các công cụ quản lý quy trình làm việc mà bạn có thể cài đặt trên máy Mac của mình để làm việc hiệu quả hơn mà không tốn quá nhiều chi phí.
Phần mềm quản lý công việc hàng đầu
Thật khó để theo kịp tất cả các ứng dụng tự động hóa quy trình làm việc mới trên thị trường. Bạn phải khám phá các tính năng của ứng dụng, hiểu xem chúng có phù hợp với quy trình công việc của bạn hay không, quyết định xem chúng có đáng tiền hay không, v.v. Hy vọng, chúng tôi có thể làm cho nó dễ dàng hơn một chút cho bạn.
Dưới đây là danh sách rút gọn các trường hợp sử dụng và công cụ quy trình làm việc mà bạn có thể tận dụng để hợp lý hóa công việc của mình.
Ghi chú: tất cả các công cụ tự động hóa quy trình làm việc này đều là một phần của capnhat.me, đăng ký ứng dụng một cửa dành cho macOS và iOS. Mọi ứng dụng trong capnhat.me đều được dùng thử miễn phí trong 7 ngày, vì vậy bạn không phải lo lắng về chi phí.
Tạo bản sao lưu định kỳ với Get Backup Pro và Disk Drill
Bạn thực sự nên lưu dữ liệu máy tính của mình một cách tự động bằng các bản sao lưu thường xuyên, vì bạn không bao giờ biết khi nào hệ thống có thể gặp trục trặc — và một ngày nào đó nó sẽ xảy ra. Mặc dù sử dụng công cụ Time Machine tích hợp trong macOS để sao lưu dữ liệu của bạn là một ý tưởng hay, nhưng nó thiếu một số chức năng mạnh mẽ được cung cấp bởi các công cụ sao lưu mạnh mẽ hơn, chẳng hạn như Get Backup Pro và Disk Drill, mà bạn có thể chọn từ các loại công cụ khác nhau. sao lưu, chỉ đồng bộ hóa một số tệp nhất định, khôi phục ổ cứng, v.v.
Để thiết lập sao lưu định kỳ với Get Backup Pro, hãy đi tới Cài đặt, chọn hộp “Theo lịch trình” và đặt thời gian cũng như các ngày trong tuần khi bạn muốn sao lưu diễn ra. Nếu bạn đặt ứng dụng ở chế độ ẩn, ứng dụng sẽ tự đóng sau khi quá trình sao lưu kết thúc.
Mặt khác, Disk Drill có thể giúp bạn tạo các bản sao lưu có khả năng khởi động, bản sao lưu cho ổ đĩa ngoài hoặc ổ đĩa mạng và cung cấp cho bạn phản hồi chẩn đoán về trạng thái dữ liệu của bạn.
Tự động đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị với ChronoSync Express
Nếu bạn có nhiều máy tại văn phòng, có thể là máy Mac, iPad hoặc thậm chí là iPhone, thì bạn có thể hưởng lợi rất nhiều từ việc luôn đồng bộ hóa một số thư mục nhất định, chẳng hạn như các mô hình thiết kế mới nhất hoặc tài liệu tiếp thị.
Đó chính xác là những gì ChronoSync Express có thể giúp bạn làm. Chỉ cần chọn “Tạo tác vụ đồng bộ hóa mới” khi khởi chạy, chọn các ổ đĩa trên cùng một mạng mà bạn muốn đồng bộ hóa hoạt động và nhấp vào Đồng bộ hóa.
Dọn dẹp máy tính để bàn của bạn với Spotless
Giữ cho máy tính để bàn của bạn ngăn nắp và hiệu quả có thể là một trong những cơn ác mộng phổ biến nhất trong xã hội kỹ thuật số của chúng ta ngày nay. Tin vui là một số công cụ phần mềm quản lý quy trình công việc có thể giúp bạn dọn dẹp các tệp, hình ảnh và tài liệu của mình ngay lập tức.
Nếu bạn sử dụng ứng dụng sắp xếp tự động, chẳng hạn như Spotless, bạn sẽ không phải lo lắng về việc xóa thủ công màn hình của mình nữa. Spotless có thể sắp xếp bất kỳ thư mục nào trên máy Mac của bạn — chỉ cần thả các tệp lộn xộn vào biểu tượng trên thanh menu của nó. Tạo quy tắc để sắp xếp tệp vào thư mục theo loại, tên tệp, ngày tạo, kích thước tệp, v.v.
Theo dõi thời gian và gửi hóa đơn với Timemator và UctoX
Sử dụng Timemator để theo dõi thời gian bạn dành cho một dự án, sau đó biên dịch, in và quản lý hóa đơn của bạn trong UctoX.
Timemator là một công cụ theo dõi thời gian tự động để ghi lại thời gian bạn dành cho các nhiệm vụ. Tạo dự án và thư mục cho các hoạt động của bạn, đặt bộ hẹn giờ, xem xét và xuất quy trình công việc của bạn với sự trợ giúp của báo cáo. Thêm số giờ có thể tính phí cho mỗi dự án.
UctoX sẽ giúp bạn tạo hóa đơn liền mạch cho khách hàng của mình. Bạn có thể sử dụng ứng dụng không chỉ để viết và tùy chỉnh hóa đơn mà còn thực hiện kế toán và quản lý đơn hàng, bao gồm theo dõi nhật ký hành trình và sao kê ngân hàng. UctoX yêu cầu mật khẩu tài khoản của bạn mỗi khi bạn mở nó để duy trì tính bảo mật cho các giao dịch của bạn. Hơn nữa, bạn có thể đồng bộ hóa dữ liệu của mình trên các thiết bị thông qua iCloud.
Tự động gõ với Rocket Typist
Tất cả chúng ta đều có thể thấy mình phải gõ đi gõ lại cùng một cụm từ hoặc câu — đặc biệt là khi gửi email hoặc viết báo cáo tại nơi làm việc. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể loại bỏ nhiệm vụ nhàm chán khi viết cùng một thứ?
Tin tốt là bạn có thể! Chỉ cần sử dụng tính năng tự động dán trong ứng dụng Rocket Typist. Rocket Typist cho phép bạn giữ các cụm từ thường dùng trong cơ sở dữ liệu của nó, để khi bạn nhập từ viết tắt, một trong các cụm từ đó sẽ tự động dán vào. Trên hết, bạn có thể lưu bất kỳ loại văn bản nào bên trong ứng dụng: hãy nghĩ đến việc bao gồm tất cả các mẫu email mà bạn nhập nhiều lần trong ngày, dành hàng giờ có thể là thời gian thực sự hiệu quả.
Luôn cập nhật lịch họp của bạn với Meeter
Một phần mềm quản lý quy trình công việc khác mà bạn sẽ yêu thích có tên là Meeter. Có lẽ, bạn biết cảm giác khó chịu như thế nào khi phải duy trì lịch của mình theo cách thủ công. Sao chép và dán các cuộc họp từ các lịch, email và ghi chú khác nhau có thể là kẻ giết thời gian tự nhiên.
Meeter giải quyết vấn đề này bằng cách thu thập các cuộc hẹn họp từ tất cả thông tin liên lạc và lịch của bạn. Khi bạn đã thiết lập xong, bạn vẫn ở trong ứng dụng để tiếp tục trò chuyện. Meeter hỗ trợ hơn 30 nền tảng nhắn tin và hội nghị web, vì vậy bạn không cần phải chuyển đổi giữa vô số ứng dụng.
Nếu bạn làm việc với các nhóm phân tán về mặt địa lý, dịch giả tự do hoặc đơn giản là nhiều người, Meeter sẽ rất hữu ích. Ứng dụng tập hợp tất cả các cuộc họp của bạn vào một nơi mà không cần thực hiện thêm thao tác nào, giúp bạn giữ các liên hệ quan trọng nhất trên quay số nhanh và thậm chí tùy chỉnh cách bạn sẽ kết nối với một cuộc họp cụ thể: chẳng hạn như chỉ có âm thanh.
Làm việc trên các múi giờ với World Clock Pro
Đúng như tên gọi, World Clock Pro là một công cụ mạnh mẽ để theo dõi thời gian toàn cầu. Giống như Meeter, phần mềm tự động hóa quy trình làm việc này là một công cụ không thể thay thế dành cho các nhà quản lý đối phó với hai thách thức: các nhóm làm việc từ xa và các múi giờ khác nhau.
Ứng dụng sẽ không để bạn nhầm lẫn thời gian hẹn chính xác nhờ các tính năng chính sau:
- Thêm các vị trí bạn làm việc cùng vào ứng dụng của bạn và theo dõi giờ địa phương
- Trực quan hóa các múi giờ và khoảng cách thời gian giữa chúng
- bộ chuyển đổi múi giờ
- Thời tiết địa phương
- Hỗ trợ TouchBar để truy cập dễ dàng.
Đơn giản hóa việc quản lý quy trình làm việc của dự án với iMeetingX
iMeetingX là phần mềm quản lý quy trình làm việc kết hợp các phương pháp hay nhất của phương pháp Gets Things Done (GTD) và quản lý quy trình làm việc. Do đó, bạn không cần nhiều công cụ để theo kịp nhiệm vụ, cuộc họp và cuộc hẹn của mình.
iMeetingX tích hợp với nhiều ứng dụng của bên thứ ba như Lịch và Danh bạ để có sẵn danh sách những người tham gia cuộc họp và nhanh chóng mời họ hoặc gửi biên bản cuộc họp (MoM). Nhân tiện, bạn có thể sử dụng các mẫu được tạo sẵn cho MoM, chương trình họp, v.v.
Ngay khi mở hộp, iMeetingX đi kèm với một trình theo dõi tác vụ tích hợp sẵn và một công cụ quản lý dự án gọn gàng để sắp xếp tất cả các tác vụ và thông tin liên lạc của bạn ở một nơi.
Đối tượng mục tiêu của công cụ iMeetingX là ai? Bất cứ ai liên quan đến hội nghị web thường xuyên, quản lý nhóm và quản lý dự án.
Sắp xếp Không gian làm việc tùy chỉnh
Bạn có thể tránh phải sắp xếp qua hàng chục cửa sổ đang mở để thực hiện nhiệm vụ mong muốn khi đang làm việc. Workspaces là ứng dụng hoàn hảo giúp bạn tạo các không gian làm việc tùy chỉnh để bạn có thể thực hiện đa nhiệm một cách hiệu quả. Với nó, bạn có thể thêm bất kỳ tài nguyên nào có thể tưởng tượng được vào không gian làm việc cụ thể của mình, chẳng hạn như email, trang web và phương tiện trực tuyến.
Tự động quản lý hóa đơn với MoneyWiz
Với các ứng dụng nhắc nhở hóa đơn, bạn có thể lên lịch nhắc nhở tự động để không bao giờ bỏ lỡ một khoản thanh toán hoặc cảm thấy bất ngờ khi đột nhiên phải trả phí lưu trữ web đắt đỏ. Bạn cũng có thể tự động theo dõi chi tiêu của mình so với ngân sách đặt trước.
Hãy dùng thử một công cụ lập kế hoạch ngân sách chẳng hạn như MoneyWiz, với công cụ này bạn sẽ không phải tìm hiểu kỹ các hóa đơn của mình để sắp xếp các khoản chi tiêu của mình vào các danh mục ngân sách phù hợp — ứng dụng sẽ tự động làm tất cả những việc đó cho bạn.
Nhận tất cả tin tức của bạn ở một nơi với News Explorer
Lướt qua các trang tin tức khác nhau mỗi sáng hoặc cuộn qua các nguồn cấp dữ liệu Twitter để xem những tin tức quan trọng trong ngày sẽ chiếm thời gian quý báu đáng lẽ có thể được sử dụng để làm việc hiệu quả.
Để tiết kiệm thời gian nhưng vẫn được thông báo về những diễn biến mới nhất, hãy sử dụng News Explorer. Trong ứng dụng, bạn có thể dễ dàng thu thập tất cả các tin tức yêu thích của mình ở một nơi. Để thêm nguồn cấp dữ liệu mới, hãy đi tới Tệp > Tìm kiếm nguồn cấp dữ liệu mới… và nhập từ khóa mà bạn quan tâm. Sau đó chọn “Thêm nguồn cấp dữ liệu đã chọn” cho những nguồn cấp dữ liệu bạn thích.
Giữ tất cả thông tin liên lạc ở một nơi với IM+
Ngày nay, giữa công việc và cuộc sống cá nhân, tất cả chúng ta đều có nhiều ứng dụng nhắn tin gây lãng phí rất nhiều thời gian. Nỗi nhớ ai đã đưa ta đến đâu dễ trở thành cơn ác mộng.
Giải pháp là kết hợp tất cả các tài khoản WhatsApp, Facebook Messenger, Skype, Slack và LinkedIn của bạn dưới một ứng dụng, chẳng hạn như IM+. Giờ đây, bạn có thể thấy rõ nơi các tin nhắn mới đến và thậm chí sử dụng các phím nóng để chuyển giữa các tài khoản của mình.
Đổi tên một loạt tệp bằng Renamer
Đổi tên hàng nghìn tệp sẽ là một công việc tẻ nhạt chiếm nhiều ngày trong cuộc sống của bạn, nhưng với ứng dụng Renamer, mọi việc trở nên dễ dàng vì bạn có thể thay đổi và sắp xếp tiêu đề cho bất kỳ số lượng tệp nào ngay lập tức, hoặc chọn từ cài đặt sẵn quy trình công việc hoặc thêm của riêng bạn.
Vì vậy, có rất nhiều cách để bạn có thể tiết kiệm hàng giờ mỗi ngày, đồng thời trở nên có tổ chức hơn, được bảo hiểm và hoàn thành tốt hơn. Trên hết, phần mềm quy trình làm việc được đề cập trong bài viết này có sẵn trên capnhat.me với bản dùng thử miễn phí. Cài đặt các ứng dụng bạn thích và xem năng suất của bạn tăng vọt.